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15. 02. 2022

Robotic Process Automation (RPA) – was ist das eigentlich?

Lesezeit: 4 Min

In unserer heutigen hochkompetitiven Geschäftsumgebung ist Optimierung einer der wichtigsten Schlüsselbegriffe. Eine verbesserte Kosteneffizienz, Prozessoptimierung, Verfahrensoptimierung, Steigerung der Kundenzufriedenheit, Marketing-Optimierung und vieles mehr - es gibt eine endlos lange Liste an Geschäftskomponenten, die einer stetigen Anpassung bedürfen, um effizienter, produktiver und leistungsfähiger zu werden. In diesem komplexen Geschäftsfeld hat sich in den letzten Jahren eine Technologie durchgesetzt, die mittlerweile in vielen Unternehmen als Standardmethode eingesetzt wird.
Robotic Process Automation (RPA) ist in der Lage, immer wieder neue Antworten auf die Fragen tausender Unternehmer*innen aus den unterschiedlichsten Branchen zu liefern, wie zum Beispiel: „Wie kann ich mit der bestehenden Anzahl an Beschäftigten in derselben Zeit noch mehr erreichen?“ RPA ist eine Kerntechnologie, die vielfältige Lösungen bereithält.

In diesem Artikel schaffen wir zunächst ein Grundverständnis für Robotic Process Automation. Ist der erste Schritt mit RPA getan, schließen sich aufregende neue Möglichkeiten mit Machine Learning, Mustererkennung und kognitiven AI-Komponenten an.
Aber nun beginnen wir erst einmal mit der Hauptkomponente auf der Reise zum digitalisierten und vollautomatisierten Unternehmen: mit Robotic Process Automation (RPA).

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie bzw. ein Sammelsurium an Techniken, welches es ermöglicht, menschliche Eingaben und Aktionen an Computeranwendungen zu imitieren. Konkret bedeutet das, dass wir mit Hilfe eines RPA-Tools einen digitalen Roboter alle Eingaben am Computer durchführen lassen können, die Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen sonst mit Maus und Tastatur machen. Somit kann der Roboter, der als Software auf dem Computer ausgeführt wird, ganze Prozessketten abarbeiten. Denn im Gegensatz zu einfachen Makros ist ein RPA-Roboter nicht auf eine einzelne Anwendung beschränkt. Er kann zwischen jeglichen Programmen und Anwendungen hin- und herwechseln und nahezu überall Daten eingeben und auslesen, Kalkulationen durchführen und auch simple Entscheidungen treffen. Für komplexe Entscheidungen (aber nicht nur für diese) kann ein RPA-Roboter mit dem Menschen interagieren, um beispielsweise eine Anfrage zu stellen oder einen letzten Blick auf den bearbeiteten Vorgang zu werfen, bevor er abgeschlossen wird.

Die Möglichkeiten sind immens! Kurzum lässt sich sagen: Ein RPA-Roboter kann einen Computer bedienen wie ein Mensch. Bei eintönigen, repetitiven Aufgaben spielt ein RPA-Roboter seine Stärken aus. Kreative Aufgaben und komplexe Entscheidungen überlässt er lieber Ihren Mitarbeiter*innen.

Welche Vorteile bringt RPA?

Der Einsatz eines RPA-Roboters bringt neben dem offensichtlichen Nutzen – wie schnellerefehlerfreie und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse – auch Vorteile, die vielleicht nicht sofort ersichtlich sind. So können Sie als Unternehmen fortwährend Ihre Datenqualität verbessern und eine höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten erreichen. Aber auch Ihre Mitarbeiter*innen können vom RPA-Roboter profitieren. Denn der Roboter kann Ihnen zeitaufwendige und vor allem eintönige Aufgaben abnehmen, sodass Ihre Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit für komplexe, strategische oder kreative Themen finden. Dabei lassen sich die Roboter durchaus so konzipieren, dass sie als persönliche Assistenz Ihrem/r Mitarbeiter*in zur Verfügung stehen und ihnen zuarbeiten.

Unsere Kund*innen profitieren bereits jetzt von diesen Vorteilen. Mit RPA haben wir ihr Datenmanagement auf ein neues Level an Qualität und Effizienz gehoben. Und auch die Sicherheit verbessert sich durch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von RPA-Robotern. Daten verlassen niemals mehr ihre Cluster und werden automatisch verschlüsselt, womit Data Leaks der Vergangenheit angehören.

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Ineffiziente Prozesse effizient automatisieren?

Einen Prozess zu automatisieren bedeutet nicht, ihn einfach an einen RPA-Roboter zu übergeben. Auch wenn das immer noch ab und zu der Gedanke von Kund*innen ist, zeigt die Erfahrung, dass es Sinn ergibt, etwas mehr Aufwand für die Prozessoptimierung einzuplanen. Denn ein schlanker und effizienter Prozess multipliziert die eben erwähnten Vorteile von Automationen um ein Vielfaches. Nicht selten bauen Menschen Prozessschritte ein, um sich die Arbeit zu erleichtern, oder nutzen Hilfsprogramme zur Orientierung. Auch solche benötigt ein Roboter nicht, um zum selben Ergebnis zu kommen. Dies sieht man häufig bei „gewachsenen“ Prozessen. Darüber hinaus hat ein RPA-Roboter auch andere Möglichkeiten als ein Mensch. Er kann mal eben ein ganzes Dataset über einen API-Call anfordern und verarbeiten oder dieses eine Zwischenergebnis aus der einen gigantischen Excel heraussuchen, die in den Unweiten des Sharepoints vergraben liegt.

Solche Umstände und viele weitere sollten bei einer vorherigen Prozessoptimierung für jeden Prozess individuell betrachtet und ggf. gekürzt oder verändert werden, bevor man den Roboter an die Arbeit schickt.

Die Zukunft von RPA

Die Zukunft von RPA ist eigentlich die Zukunft der Softwareautomatisierung. Denn wie anfangs erläutert, ist RPA „nur“ das Kernstück einer technologischen Entwicklung, die gegenwärtig unter dem Begriff „Hyperautomation“ zusammengefasst wird. Das Ziel dieser Entwicklung ist, Automationen in immer mehr Anwendungsgebiete auszuweiten, schneller zu skalieren und Automationsmethoden noch intelligenter zu gestalten.

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Dabei kann man heute grob von 4 Maturitätsstufen ausgehen. Die ersten beiden Stufen sind technologisch fest erschlossen, Stufe 3 und insbesondere Stufe 4 stecken jedoch noch in der Erforschung und sind noch wenig ausdifferenziert oder teils gar nicht standardisiert. Die meisten Unternehmen befinden sich auf Stufe 1 oder 2. RPA-Roboter übernehmen dort Prozesse in Zusammenarbeit mit menschlichen Mitarbeiter*innen oder erledigen ihre Arbeit teils völlig autark – ohne dass sich jemand darum kümmern muss – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Einige Unternehmen sind bereits noch einen Schritt weitergegangen und haben Prozesse in die vollständige Obhut von Robotern gegeben – sogenannte End-to-End-Automation. Dies bedeutet, dass die Roboter anfallende Arbeit in ihrer Art und ihrem Umfang „einschätzen“ können und entsprechend ihre „Manpower“ skalieren. So werden die Aufgaben auch in einem dynamischen Umfeld eigenständig und vollumfänglich in perfekter Qualität erledigt. Die Roboter-Setups werden in der Regel in der Cloud verwaltet.

Die Stufe 4 umfasst zusätzlich noch kognitive Fähigkeiten, die man umgangssprachlich oft als künstliche Intelligenz (AI) bezeichnet. Hier soll der Roboter zum Beispiel über seine Fähigkeiten der simplen Texterkennung (Optical Character Recognition (OCR)) hinauswachsen, indem er über fortschrittliche Machine Learning Algorithmen seine Mustererkennung verbessert. Er lernt durch Ergebnisse aus der Vergangenheit dazu, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen. So können Softwareroboter bereits heute Stimmen interpretieren oder Daten strukturieren, um dann kontextbezogene Analysen durchzuführen oder Entscheidungen zu treffen.

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Dr. Merve Cim

RPA Analyst

Dalia Paul

Head of Sales & Marketing

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